jueves, 19 de octubre de 2017

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel

En la macro de hoy veremos como trasladar datos recogidos en una hoja de Excel hacia nuestro calendario de Outlook.
En concreto para nuestro ejemplo necesitamos una hoja en nuestro Libro de Excel llamada 'xlsCalendario' y un calendario en Outlook llamado 'Excelforo' (obviamente podrás ajustar ambas cosas posteriormente sobre el código).

Advertir además que esta macro tiene en cuenta la existencia de varías cuentas de Outlook gestionadas al mismo tiempo, y dentro de cada cuenta disponemos de las carpetas estándar: Entrantes, Enviados, ..., Calendario, etc.
Es importante saber que Outlook se autogestiona basándose en un sistema de Carpetas y Subcarpetas, donde poder localizar la diferente información.


Nuestro objetivo, por tanto, consiste en crear, desde la información contenida en celdas de Excel, diferentes Citas en el Calendario Outlook, completando información requerida habitualmente al generar una Nueva cita.

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel



Mis datos a trasladar desde Excel a Outlook:

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel



En concreto los campos con los que vamos a crear nuestras citas son:
Asunto
Dia Inicio - Hora Inicio
Dia Finalización - Hora Finalización
Cuerpo o Texto de la Cita
Ubicación
Categoría
Estado/Mostrar como:
Todo el día


Añadimos el siguiente código en un módulo estándar de nuestro proyecto de VB:

Sub AñadirCitas_a_Calendario_Outlook()
'trasladamos citas desde Excel hacía el Calendario de Outlook

Dim olApp As Object
Dim olNs As Object
Dim olCarpetas As Object, olSubcarpetas As Object
Dim olCalendarios As Object
Dim objCita As Object

Dim sh As Worksheet
Dim i As Long, UF As Long

On Error Resume Next
'Creamos el objeto para la aplicación MS Outlook y abrimos
Set olApp = GetObject(, "Outlook.Application")
If olApp Is Nothing Then Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
On Error GoTo 0

'determinamos cuál es la última fila con datos
Set sh = Sheets("xlsCalendario")
UF = sh.Cells(sh.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

If Not olApp Is Nothing Then
    'Inicia una sesión de usuario en MAPI
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    olNs.LogOn
    
    'buscamos, con el doble bucle, entre todas las carpetas de Outlook
    'y entre todos los Calendarios existentes el que se llame 'Excelforo'
    For Each olCarpetas In olNs.Folders
        For Each olSubcarpetas In olCarpetas.Folders
        ''''''''
        If olSubcarpetas.Name = "Calendario" Then
        For Each olCalendarios In olSubcarpetas.Folders
             'con el nombre de nuestro Calendario!!
            If olCalendarios.Name = "Excelforo" Then
                'y recorremos todos los datos de la hoja de cálculo
                For i = 2 To UF
                    'Generamos una nueva cita
                    Set objCita = olCalendarios.Items.Add(1)
                    'y la completamos con la info de la hoja en Excel
                    With objCita
                        'el Asunto
                        .Subject = sh.Range("A" & i).Value
                        'la Hora de Inicio
                        .Start = CDate(sh.Range("B" & i).Value) & Chr(32) & CDate(sh.Range("C" & i).Value)
                        'la Hora de finalización
                        .End = CDate(sh.Range("D" & i).Value) & Chr(32) & CDate(sh.Range("E" & i).Value)
                        'el Texto o Cuerpo de la cita
                        .Body = sh.Range("F" & i).Value
                        'la Ubicación de la cita
                        .Location = sh.Range("G" & i).Value
                        'la categoría que le asignamos
                        .Categories = sh.Range("H" & i).Value
                        'Mostrar como: 0-Disponible, 1-Provisional, 2-Ocupado, 3-Fuera de la oficina o 4-Trabajando en otro lugar
                        .BusyStatus = sh.Range("I" & i).Value
                        'si activamos una cita de Todo el día
                        .AllDayEvent = sh.Range("J" & i).Value
                        '.ReminderSet = True        'si queremos tener activa el recordatorio (15 minutos antes, por defecto)
                         .Save   'guardamos la cita
                    End With
                Next i

                'si hemos dado en el bucle con el Calendario buscado
                'salimos de éste (dejamos de buscarlo)
                Exit For
            End If
           
        Next olCalendarios
        End If
        Next olSubcarpetas
    Next olCarpetas
End If

'liberamos memoria de los objetos definidos
Set olApp = Nothing
Set olNs = Nothing
Set olStore = Nothing
Set olCal = Nothing
Set objAppt = Nothing
Set xlSheet = Nothing
Exit Sub
End Sub



El resultado tras la ejecución es el esperado:

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel



Como observamos se crean las citas en nuestro Calendario, incluyendo todas las propiedades definidas...

martes, 17 de octubre de 2017

VBA: El Scroll en las macros de Excel

En muchas ocasiones, seguro nos ha pasado a todos, al emplear el asistente de grabación de macros y hacer uso de la rueda del ratón se ha activado el Scroll y nos deja grabado en nuestro procedimiento una línea similar a esta....
ActiveWindow.SmallScroll Down:=45

Lo que significa este instrucción y otras posibilidades de este método es de lo que vamos a hablar hoy.


Veamos algunos usos en una macro añadida dentro de un módulo estándar de nuestro proyecto de VB:

Sub El_Scroll_en_VBA_Excel()
'activamos la hoja 1 de nuestro libro de trabajo
ThisWorkbook.Sheets(1).Activate

''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
'Opciones para situarse concretamente en la ventana activa
'Hacemos Scroll vertical y horizontal hasta la fila 1 y columna 1
ActiveWindow.ScrollRow = 1      'indicamos el número de la fila destino
ActiveWindow.ScrollColumn = 1   'indicamos el número de la columna destino
MsgBox ActiveWindow.VisibleRange.Cells(1, 1).Address

'Hacemos Scroll vertical y horizontal hasta la fila 2 y columna 2
ActiveWindow.ScrollRow = 2
ActiveWindow.ScrollColumn = 2
MsgBox ActiveWindow.VisibleRange.Cells(1, 1).Address

'... o hacia la celda E13
'(que se quedará en la parte superior izquierda de la ventana activa)
ActiveWindow.ScrollRow = 13
ActiveWindow.ScrollColumn = 5
MsgBox ActiveWindow.VisibleRange.Cells(1, 1).Address
''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
'Opciones para desplazarse desde donde estemos
'Scroll hacia abajo de tres filas (desde donde estemos)
ActiveWindow.SmallScroll Down:=3
MsgBox ActiveWindow.VisibleRange.Cells(1, 1).Address

'Scroll de tres columnas hacia la izquierda.
ActiveWindow.SmallScroll ToLeft:=2
MsgBox ActiveWindow.VisibleRange.Cells(1, 1).Address
''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
'También podemos emplear el Scroll dentro de los distintos paneles
Range("D8").Select  'seleccionamos la celda D8
'aplicamos la división de la ventana en varios 'paneles'
'No confundir Dividir con Inmovilizar paneles!!
ActiveWindow.Split = True
'nos desplazamos con el Scroll hacia la fila 10 y columna 10 (col J) del cuarto Panel
'Paneles numerado de izquierda a derecha y de arriba abajo
'1--2
'3--4
ActiveWindow.Panes(4).ScrollRow = 10
ActiveWindow.Panes(4).ScrollColumn = 10
MsgBox ActiveWindow.Panes(4).VisibleRange.Cells(1, 1).Address

'Eliminamos la división
ActiveWindow.Split = False
End Sub



Como hemos comprobado tenemos algunas propiedades interesantes:
1-ScrollRow y ScrollColumn que desplazan el scroll, en su parte superior izquierda a la fila y/o columna que indiquemos.
2-SmallScroll con sus opciones: Down, Up, ToLeft y ToRight. Que nos desplazan desde nuestra posición actual hacia la dirección indicada.

Por otra parte, se incluye al final de nuestra macro ejemplo, el uso del objeto Pane que nos permitirá controlar el Scroll dentro de los diferentes paneles existentes en nuestra hoja.
Hemos dividido la ventana empleado la propiedad .Split.


Para cerciorarse del correcto movimiento del Scroll entre las celdas de la hoja, he incorporado un MsgBox que muestre la dirección de la celda superior izquierda de lo que estamos viendo... para lo cual usamos otra propiedad:
.VisibleRange
para trabajar sobre lo que estamos viendo en cada momento.

jueves, 12 de octubre de 2017

VBA: Reemplazar en PowerPoint desde Excel.

Hoy, en respuesta a la cuestión lanzada por un lector, respecto a la manera de reemplazar textos, palabras o caracteres en una diapositiva de PowerPoint desde Excel, aprenderemos algunos métodos sencillos.

Partimos de la siguiente diapositiva (en una Presentación ya creada), con unos objetos insertados.
En concreto me interesa trabajar sobre el Cuadro de texto...

VBA: Reemplazar en PowerPoint desde Excel.


Como se observa tenemos el mismo texto escrito en dos objetos... sin embargo, en todo momento trabajaremos única y exclusivamente sobre el cuadro de texto (llamado 'CuadroTexto1').

Insertamos nuestra macro en un módulo estándar de nuestro proyecto de VB dentro de nuestro Libro de trabajo de Excel.

Sub ReemplazarDatoExcelaPPT()
Dim oPPT As Object, oPrsn As Object, oSlide As Object
Dim oShape1 As Object
Dim ficheroPPT As String

'La ruta completa de la presentación de PPT
ficheroPPT = "E:\excelforo\Excel_a_PPt.pptx"

'Definimos el objeto de trabajo PowerPoint
On Error Resume Next
Set oPPT = GetObject(, "PowerPoint.Application")
'controlamos posibles errores
If Err.Number <> 0 Then
    'y creamos el objeto, i.e., la presentación
    Set oPPT = CreateObject("PowerPoint.Application")
End If
Err.Clear
On Error GoTo 0
'hacemos visble la aplicación (voluntario.. pero recomendable)
oPPT.Visible = True

'Abriremos nuestra presentación
Set oPrsn = oPPT.Presentations.Open(ficheroPPT)
'accedemos a la primera diapositiva...
Set oSlide = oPrsn.Slides(1)
'...y nos centramos en las autoformas, cuadros de texto, etc
'(es importante tener controlado el destino previamente!!!)
Set oShape1 = oSlide.Shapes("CuadroTexto 1")

'nos centramos en la segunda palabra contenida en el cuadro de texto
Set rngTexto1 = oShape1.TextFrame.TextRange.Words(Start:=2, Length:=1)
'indicamos por que debemos cambiar esa palabra
rngTexto1.Text = "Palabra_Cambiada "

'otra posibilidad es cambiar caracteres...
'por ejemplo, cambiamos los 5 primeros caracters
Set rngTexto2 = oShape1.TextFrame.TextRange.Characters(Start:=1, Length:=5)
'indicamos por que debemos cambiar esa palabra
rngTexto2.Text = "Cambio Excel "

'y otra posibilidad mas empleadno Reemplazar...
'por ejemplo, cambiamos el texto 'PPT' por 'PowerPoint'
Set rngTexto3 = oShape1.TextFrame.TextRange.Replace(findwhat:="PPT", replacewhat:="PowerPoint")

'guardamos y cerramos la aplicación (PPT)
'oPPPrsn.Save
'oPPPrsn.Close
'oPPApp.Quit

'y liberamos memoria
Set oPPT = Nothing
Set oPrsn = Nothing
Set oSlide = Nothing
Set oShape1 = Nothing
Set rngTexto1 = Nothing: Set rngTexto2 = Nothing: Set rngTexto3 = Nothing
End Sub



Al ejecutar la macro comprobamos cómo solo se ve afectado el contenido del cuadro de texto, y de acuerdo a nuestras tres instrucciones.
Los métodos a emplear, de entre los tres descritos, dependerá de la precisión que necesitemos... o de la información previa sobre la ubicación/localización de los textos a cambiar.


El resultado:

VBA: Reemplazar en PowerPoint desde Excel.